Электронный документооборот в сфере охраны труда ведение

Общие сведения

Под локальными документами по охране труда принято подразумевать внутренние документы компании, которые регулируют ОТ.

При разработке ЛНА работодатель должен руководствоваться положениями ТК РФ, а также Примерным положением о системе управления ОТ.

Положение о системе управления охраной труда – это основной локальный нормативный документ, с разработки которого и начинается подготовка. Предварительно работодателю необходимо изучить Приказ №776н.

Все работы, которые выполняют службы ОТ в любой компании, отображаются в соответствующих документах. Сотрудники, которые заняты на крупных или маленьких предприятиях, имеют одинаковые права на безопасный труд. Поэтому основной перечень документов по ОТ един для всех организаций.

Под документами по охране труда принято подразумевать инструкции, приказы, журналы, протоколы и т.д. В них указываются следующие сведения:

• допуск сотрудников к выполнению трудовых обязанностей;
• контроль состояния оборудования;
• проведение обязательных медицинских осмотров;
• выдача сотрудникам спецодежды и средств индивидуальной защиты;
• сотрудничество с подрядчиками.

Какие документы по ОТ должны быть в организации

Согласно действующим нормативно-правовым актам, для любой организации обязательно наличие следующих документов по охране труда:

Общие документы	Положение об охране труда; Приказ о назначении одного из сотрудников на должность ответственного за обеспечение ОТ; Должностные инструкции, в которых прописаны права и обязанности по охране труда; Техпаспорта на оборудование, механизмы, машины.
Медосмотры	Список сотрудников, которые должны проходить медицинские осмотры; Графики проведения предварительных и периодических медосмотров; Договор на прохождение сотрудниками медосмотров, заключенный с клиникой; Приказы о прохождении медосмотров.
Обеспечение сотрудников спецодеждой и средствами индивидуальной защиты	Положение о порядке выдачи сотрудникам СИЗ; Личные карточки средств защиты; Журнал учета выдачи средств индивидуальной защиты работникам предприятия; Договоры с подрядчиками на поставку, химчистку СИЗ; Сертификаты соответствия.
Инструктаж и обучение по ОТ	Инструкция по охране труда; План мероприятий по ОТ; Программа инструктажей (разрабатывается для каждого занятия отдельно); Договоры на обучение охране труда; Журнал учета проведения инструктажей для сотрудников; Приказ о проведении обучения ОТ для руководителей подразделений; Список должностей, которые освобождаются от прохождения инструктажа по ОТ; Приказы, протоколы комиссий по проверке знаний ОТ; Инструкции по обеспечению пожарной безопасности.
Несчастные случаи на производстве	Журналы регистрации несчастных случаев, возникших на производстве; Акт о несчастном случае; Приказы о служебном расследовании.
Спецоценка условий труда	Декларация соответствий условий труда; Если на рабочем месте на сотрудников воздействуют вредные и опасные условия труда, то необходимы оформленные протоколы; Результаты СОУТ, которые содержат подписи работников; Материалы по аттестации рабочих мест.

Внимание! Проверить наличие перечисленных в таблице документов могут сотрудники трудовой инспекции при проведении плановых и внеплановых проверок. Если бумаг не окажется, то штрафов не избежать.

 

Цифровизация кадрового делопроизводства

22 ноября 2021 года в Трудовой кодекс РФ были внесены поправки. Изменениями было установлено определение ЭДО в сфере трудовых отношений. Это позволило создать полноценную законодательную базу для электронного документооборота в кадровом делопроизводстве.

Внимание! В 2023 году кадровые бумаги можно заверять, применять, оформлять в электронной форме.

Под электронным документооборотом в сфере охраны труда принято подразумевать использование и хранение субъектами трудовых отношений документов, которые связаны с работой, оформленной в цифровом виде.

Чтобы осуществить электронный документооборот, работодатель может воспользоваться платформой «Работа в России» или же собственной информационной системой.

Согласно действующим нормативно-правовым актам, вести документооборот в единой цифровой системе можно при заключении договоров о материальной ответственности, трудовых договоров, ведении журналов.
 

Что значит ЭДО

Правильное оформление электронного документооборота позволяет сэкономить бюджет организации, а также трудозатраты сотрудников.

Если обращаться к действующим нормативно-правовым актам, то ЭДО может включать в себя создание, хранение, подписание работодателем или его подчиненными документации, которая отражает трудовую деятельность.

Внимание! Чтобы не собирать подписи со всех сотрудников, работодатель может разослать инструкцию или приказ работникам в электронном виде.

Перечислим особенности ЭДО:

1. Чтобы внедрить электронный документооборот по охране труда, необходимо получить согласие от каждого работника компании. Если кто-то из сотрудников будет против, то для него документы нужно продолжать оформлять на бумажном носителе.
2. ЭДО требует оформления электронной цифровой подписи. Это можно сделать на едином государственном портале «Госуслуги».
3. Определенные документы необходимо дублировать на бумаге даже после перехода на «цифру».

Перечислим цели внедрения ЭДО:

1. Экономия финансов. Работодатель сможет сократить расходы на печать документов, а также их последующее хранение в архиве.
2. Сокращение процесса обмена документацией между работниками. Сотрудникам больше не понадобиться «бегать» за каждой подписью.
3. Простой процесс отслеживания статуса документа. У каждого документа есть определенный срок подписания, если сотрудник забудет о нем, то система отправит уведомление.
4. Надежный архив. Риск утечки информации при ЭДО сводится к минимуму.

Каждая организация может адаптировать инфосистему для того, чтобы переход на цифру произошел с учетом специфики и особенностей работы конкретной компании.
 

Какие документы ОТ можно вести в электронном виде

Практические все документы по охране труда можно будет вести в электронном виде: инструкции, приказы, распоряжения и т.д.

Однако некоторые бумаги придется дублировать на бумаге. Об этом четко говорится в Федеральном законе №377. В частности, речь идет о журналах учета проведения инструктажей по охране труда, а также актах о несчастных случаях.

Дело в том, что Трудовой кодекс РФ регламентирует процедуру расследования несчастных случаев, возникающих на производстве. Им не предусмотрено применение ЭЦП. Именно поэтому акт о несчастном случае нельзя оформить только в электронном виде.

Внимание! Аббревиатура ЭЦП расшифровывается следующим образом – электронная цифровая подпись.

Также не все надзорные органы, которые организовывают проверки предприятий, принимают бумаги в электронном виде. Чтобы наладить ЭДО между работодателем и ведомством, необходимо заключить дополнительное соглашение.

Внимание! На согласование соглашения, заключенного с ведомством, уходит определенное время.

 

Какие нужно дублировать в бумажном виде

Некоторые из документов по ОТ необходимо дублировать в бумажном виде. Перечислим их:

• трудовая книжка;
• акт о несчастном случае на производстве;
• приказ об увольнении сотрудника;
• документы, подтверждающие факт прохождения сотрудниками инструктажей по охране труда.
   

Как может осуществляться

Перейти на электронный документооборот по ОТ можно двумя способами:

1. Воспользоваться платформой «Работа в России».
2. Внедрить собственную инфосистему.

Во втором случае компания может либо самостоятельно создать инфосистему, так и поручить эту задачу ИС организации.

Чтобы перейти на электронный документооборот, необходимо выполнить следующие действия:

1. Определиться с тем, как будет осуществляться переход на ЭДО. Напомним, что можно либо воспользоваться платформой «Работа в России», либо внедрить собственную инфосистему. Перевести документацию в цифру можно как полностью, так и частично. Во втором случае заменяют конкретные бумаги электронными аналогами. Есть определенные документы, которые полностью заменить электронными вариантами не выйдет. В частности, речь идет об актах о несчастных случаях на производстве.
2. Разработать положение о переходе. В этом документе в обязательном порядке указываются следующие сведения:
   - все виды бумаг, которые будут вестись исключительно в электронном виде;
   - технические вопросы;
   - сроки и условия перехода;
   - работники, ответственные за процесс перехода на электронный документооборот;
   - техзадание, которое отражает особенности и этапы внедрения.
3. Получить согласие сотрудников организации. Все работники должны ознакомиться с положением под подпись. Если кто-то из подчиненных не захочет переходить на ЭДО, то для него документы необходимо продолжать оформлять в бумажной форме. Сотрудник, который ранее отказался подписать положение о переходе на ЭДО, может в любой момент изменить свое решение. Если в компании уже действует ЭДО, то вновь принятые сотрудники не имеют право вести бумажную документацию.
4. Оформить электронные подписи. Чтобы система электронного документооборота успешно функционировала, все сотрудники должны иметь ЭП.

В 2023 году электронные подписи бывают трех видов:

• Простая ЭП. Используется практически каждым, так как с ее оформлением не возникает никаких проблем. Примеры ПЭП: SMS-коды, логины-пароли. Задача ПЭП – идентифицировать пользователя, которому дается доступ. Такую подпись легко взломать ввиду ее слабозащищенности.
• Усиленная неквалифицированная подпись. Намного надежнее простой, так как ее сложнее взломать. УНЭП создается при помощи средств криптографической защиты. Чтобы оформить подпись, необходимо обратиться к работодателю или же в специальный центр.
• Усиленная квалифицированная подпись. Является самой защищенной. Что оформить УКЭП, необходимо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр.

В первую очередь оформлением ЭП должны заниматься бухгалтеры, руководители, которые ведут отчетную документацию. Остальным сотрудникам достаточно получить НЭП или ПЭП.

Некоторые документы можно подписать исключительно при помощи НЭП или КЭП. Речь идет о следующих бумагах:

• трудовой договор;
• ученический договор;
• приказ о переводе;
• приказ об изменении условий труда.
   

Что еще понадобится

Как мы уже упомянули, для успешного перехода на ЭДО необходимо наличие электронной подписи. Ее оформлением занимается как руководитель организации, так и остальные сотрудники.

Сотрудник может оформить ЭП в аккредитованном УЦ. Порядок действий:

1. Оформите заявку на сайте выбранного аккредитованного УЦ.
2. Подтвердите заявку.
3. Оплатите счет.
4. Соберите пакет требуемых документов и загрузите их сканы в Личный кабинет.
5. После онлайн-проверки документов принесите оригиналы в сервисный центр и получите сертификат.

Сертификат выдадут на руки исключительно будущему владельцу.

Для получения сертификата потребуется взять с собой оригиналы документов:

1. Паспорт.
2. СНИЛС или любой другой документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального учета.
3. ИНН.
    

Когда можно перейти на ЭДО

Согласно действующим нормативно-правовым актам, перейти на ЭДО в сфере охраны труда можно с 1 марта 2023 года. Перечислим задачи, которые позволяет решить данный проект:

• установление единых требований к содержанию и форме документации;
• увеличение перечня бумаг, которые можно вести в электронном виде;
• сведение к минимуму повторов документов, которые ведутся в электронной и бумажной формах.

С 1.03.2023 года сотрудники организаций смогут оформлять некоторые документы без дублирования на бумаге. Перечислим их:

1. Заявление от имени сотрудника об освобождении от работы с целью прохождения диспансеризации.
2. Согласие сотрудника о предоставлении ему результатов расследования о несчастном случае на производстве.
    

Преимущества ЭДО в сфере охраны труда

ЭДО в сфере охраны труда имеет куда больше преимуществ, чем ведение документации на бумаге. Во втором случае процесс ознакомления работников с результатами СОУТ требует огромных трудозатрат от сотрудника, назначенного на должность ответственного за обеспечение ОТ.

Много времени занимает и проверка своевременной организации инструктажей по охране труда для работников компании. Вместо этого ответственный сотрудник мог бы заняться проведением встреч с персоналом, профилактикой травматизма.
 

Риски и ответственность

За нарушение правил ведения электронного документооборота предусмотрена ответственность. Об этом четко говорится в КоАП РФ.

Внимание! Если компания допустит нарушение, то размер взыскания может составить до 150 тыс. рублей на одного сотрудника.

Теперь расскажем о рисках. Если подписать электронный документ неправильно, то сотрудники контролирующих органов могут расценить это как отсутствие подписи или бумаги в целом.
 

Обзор программ

Так как в ТК РФ в 2022 году вступили некоторые изменения, вопрос организации ЭДО актуален как никогда. Чтобы перейти на электронный документооборот, можно воспользоваться специальными программами. Перечислим их:

1. 1С: Производственная безопасность. Охрана труда.
2. EcoStandard soft (ex-Dva14).
3. КОТ.
4. СБИС.
5. Контур.Диадок.
6. HR Link.

Ниже поговорим о каждой из перечисленных программ в отдельности.
 

Узкопрофильные программы

Если сравнивать универсальные программы с узкопрофильными, то вторые предлагают гораздо больше возможностей для специалистов по охране труда.
 

1С:Производственная безопасность. Охрана труда

Возможности программы:

1. Ведение базы данных о мероприятиях по охране труда в электронном виде.
2. Планирование мероприятий.
3. Формирование отчетов по проведенным мероприятиям.
4. Ведение личных карточек работников.
5. Подписание бумаг при помощи ЭЦП.

Программа позволяет вести учет средств индивидуальной защиты, которые выдаются сотрудникам. Пользователь располагает следующей информацией о СИЗ:

• свойства;
• нормы выдачи;
• наличие на складах.

 

EcoStandard soft (ex-Dva14)

Программа состоит из четырех основных компонентов:

1. Система ЭДО. Именно в ней хранятся все документы.
2. Блок генерации документов.
3. Электронная цифровая подпись.
4. Личный кабинет работника.
    

КОТ

Позволяет вести в электронном виде документы по следующим направлениям: СОУТ, медицинские осмотры, обучение и т.д.

Система КОТ не позволяет использовать и оформлять ЭЦП. Это значит, что сотрудники не смогут обмениваться бумагами и подписывать их.
 

Универсальные программы

Универсальные программы можно применять в следующих случаях:

• компания собирается перевести все процессы всех отделов в ЭДО;
• компания уже перешла на ЭДО и хочет интегрировать туда охрану труда.

Универсальные программы обходятся работодателям дешевле, если сравнивать с узкопрофильными.
 

СБИС

Программа позволяет:

1. Выпустить и согласовать ЭЦП.
2. Вести учет распорядительной документации.
3. Формировать шаблоны документации. В качестве примера можно взять журналы учета инструктажей по ОТ.
4. Привязывать документы к разным участкам бизнес-процесса.
5. Контролировать качество выполненных сотрудниками задач. 
    

Контур.Диадок

Возможности программы:

1. Оформление ЭЦП.
2. Обмен бумагами с контрагентами, которые установили «Контур. Диадок».
3. Хранение документов внутри организации.
4. Передача документов в надзорные органы.

Образец:

 

HR Link

Программа позволяет:

1. Создавать ЭЦП для работников.
2. Хранить документы организации.
3. Подписывать кадровую документацию при помощи портала «Работа в России».
4. Вовлечь работников в цифровую среду организации.
    

Основные моменты

1. Под локальными документами по охране труда принято подразумевать внутренние документы компании, которые регулируют ОТ.
2. Под документами по охране труда принято подразумевать инструкции, приказы, журналы, протоколы и т.д.
3. Электронный документооборот в сфере ОТ – это использование и хранение субъектами трудовых отношений документов, которые связаны с работой, оформленной в цифровом виде.
4. Правильное оформление электронного документооборота позволяет сэкономить бюджет организации, а также трудозатраты сотрудников.
5. Чтобы не собирать подписи со всех сотрудников, работодатель может разослать инструкцию или приказ работникам в электронном виде.
6. Каждая организация может адаптировать инфосистему для того, чтобы переход на цифру произошел с учетом специфики и особенностей работы конкретной компании.
7. За нарушение правил ведения электронного документооборота предусмотрена ответственность. Об этом четко говорится в КоАП РФ.
8. Сотрудник, который ранее отказался подписать положение о переходе на ЭДО, может в любой момент изменить свое решение.
    

Заключение

Из статьи мы выяснили, как внедрить электронный документооборот в сфере охраны труда. Работодателю потребуется заручиться согласием всех сотрудников организации. Если один из работников будет против ЭДО, то для него документы нужно продолжать оформлять на бумажном носителе.