Мы работаем по всей России

Консультация
Заполните форму и мы вам перезвоним
Имя
Телефон

Срок хранения инструкций по пожарной безопасности и журнала учета тренировок

Общие сведения

Деятельность каждой организации связана с созданием и хранением определенной документации: отчеты, приказы, декларации и т.д.

В любой организации должны быть документы по пожарной безопасности. Речь идет о журналах учета, графиках, планах, инструкциях и т.д. Сроки хранения перечисленных бумаг регламентированы действующими нормативно-правовыми актами.

В зависимости от того, насколько значимой является бумага, хранение документов по ПБ может быть:

  1. Временным (не менее 12 месяцев).
  2. Постоянным. В организациях такие документы сдаются в архивы, когда подходит к концу срок временного хранения.
  3. До ликвидации организации. Бумаги нельзя выкидывать до того момента, пока деятельность компании не будет прекращена.
  4. До минования надобности (не менее 12 месяцев).

Некоторые сроки хранения документов имеют отметку «ЭПК». Это значит, что бумаги могут быть взяты экспертной комиссией на постоянное хранение.

Перечислим документы по пожарной безопасности, наличие которых обязательно для организации:

  1. Нормативные документы по ПБ.
  2. Программы вводного и первичного инструктажей по ПБ.
  3. Протоколы проверки знаний требований ПБ.
  4. Журнал противопожарных инструктажей.
  5. Декларация по ПБ.
  6. Инструкции о мерах ПБ.
  7. Приказы о введении противопожарного режима.
  8. План эвакуации при возникновении возгорания на объекте.
  9. Инструкция, в которой перечислены действия сотрудников при ЧС.
  10. Протоколы огнезащитной обработки конструкций.
  11. Акты проверки пожарных кранов на водоотдачу.
  12. Журнал первичных средств пожаротушения.
  13. Памятка о мерах противопожарной безопасности.

В организации за обеспечение пожарной безопасности отвечает руководитель. Если представители надзорных органов выявят на объекте нарушения, то ответственности не избежать. О размерах штрафов подробнее говорится в КоАП РФ.

Работодатели часто назначают одного из подчиненных на должность ответственного за обеспечение ПБ. Сотрудник будет следить за состоянием первичных средств пожаротушения, заниматься ведением документации и т.д.

В организациях проводятся следующие мероприятия по пожарной безопасности:

  1. Обучение подчиненных мерам ПБ. Все сотрудники должны знать правила пожарной безопасности. Если работник не прошел противопожарный инструктаж, то его нельзя допускать к выполнению самостоятельной работы.
    На инструктажах сотрудники узнают:
    - в чем заключаются требования по ПБ с учетом специфики данного объекта;
    - какие правила противопожарной безопасности необходимо соблюдать на рабочем месте, чтобы не допустить возгорания;
    - как обезопасить производственный процесс;
    - какие действия предпринять при возникновении возгорания (как эвакуировать людей, как правильно пользоваться первичными средствами пожаротушения и т.д.).
    Назначить ответственным за проведение инструктажей можно сотрудника, который обеспечивает ПБ на объекте.
  2. Тренировки по эвакуации. На занятиях сотрудники организации учатся действиям, которые нужно предпринять при ЧС. По окончании тренировки участники специальной комиссии должны оценить ее результаты.
  3. Обучение сотрудника, отвечающего за пожарную безопасность. В его обязанности входит проведение инструктажей для персонала, ведение отчетной документации, обеспечение исправности ПСП и т.д.
  4. Контроль за соблюдением требований ППБ. Сотрудник, назначенный на должность ответственного за обеспечение пожарной безопасности на объекте, должен пресекать нарушение правил ПБ работниками организации.

В статье будут упоминаться термины, значение которых не всем известно. Мы расскажем о них в этой таблице:

Термин

Определение

Архив

Учреждение или структурное подразделение организации, где хранится документация.

Меры пожарной безопасности

Действия, направленные на обеспечение пожарной безопасности.

Нарушение требований противопожарной безопасности

Невыполнение требований ПБ.

Пожар

Неконтролируемое горение, которое причиняет вред жизни граждан, а также материальный ущерб.

Профилактика пожаров

Совокупность мер, которые минимизируют вероятность возникновения возгорания на объекте защиты.

Изменения в требованиях

Раньше сроки хранения документов по ПБ регулировались приказом Министерства культуры. После 2020 года нужно руководствоваться приказом Росархива №236.

Перечислим основные изменения:

  1. Документы, в которых говорится о мерах по улучшению условий охраны труда, нужно хранить в течение 5 лет, а не постоянно.
  2. Отдельные документы по ПБ (журналы, книги учета) нужно хранить 45 лет.
     

Сроки хранения для журнала противопожарных инструктажей

Срок хранения журнала по пожарной безопасности составляет 3 года. Документ может быть как в бумажном, так и в электронном виде.
 

Срок хранения инструкций по ПБ

Инструкции по пожарной безопасности хранятся 5 лет.
 

Сроки хранения для журнала учета тренировок по ПБ

Журнал учета противопожарных тренировок нужно хранить в течение 3 лет.
 

Контроль

Изучить содержимое документов по ПБ могут сотрудники контролирующих органов. Проверки бывают как плановые, так и внеплановые. Первые проводятся не чаще одного раза в 3 года. Прийти с внеплановой проверкой могут в любой момент. На то есть несколько причин:

  • требуется проконтролировать выполнение предписания, выданного ранее;
  • в инспекцию поступила информация, что на предприятии нарушаются правила пожарной безопасности;
  • поступило соответствующее распоряжение Президента РФ.  

Внимание! Представители надзорных органов предупредят о проверке за сутки.

Основанием для проведения проверки на предприятии является приказ. В нем содержатся следующие сведения:

  • наименование компании;
  • данные проверяющих;
  • цели и сроки проверки;
  • какие документы требуется предоставить;
  • ссылки на действующие нормативные документы, которые подтверждают законность процедуры.

Если сотрудники МЧС пришли без приказа, то собственник имеет полное право не пускать их на территорию объекта.

Представители контролирующих органов обязательно запросят инструкцию по пожарной безопасности. В ней указываются:

  • требования к содержанию эвакуационных путей;
  • правила использования оборудования;
  • правила хранения легковоспламеняющихся веществ;
  • места, предназначенные для курения;
  • действия сотрудников при ЧС;
  • процесс эвакуации персонала, а также материальных ценностей.

Внимание! Инспектор обязательно проверит состояние первичных средств пожаротушения, размещенных на объекте.

 

Ответственность

По окончании проверки инспектор составляет акт в двух экземплярах. Один из них выдается работодателю.

В акте содержатся следующие сведения:

  • наименование компании;
  • сроки проведения проверки;
  • на основании чего проводилась проверка;
  • что выяснили во время проверки.

Если при проведении проверки выявятся какие-либо нарушения, то руководителю или ответственному за ПБ грозит наказание. Инспектор может:

  1. Вынести предписание, в котором говорится о необходимости устранения выявленных нарушений.
  2. Выписать штраф, размер которого составляет до 500 тыс. рублей.
  3. Приостановить деятельность организации на срок до трех месяцев.

Если работодатель не согласен с результатами проверки, то решение инспектора можно обжаловать. Для этого необходимо обратиться в суд с жалобой.

Наказание грозит за следующие нарушения:

  1. Загромождены эвакуационные пути.
  2. Первичные средства пожаротушения находятся в неисправном состоянии.
  3. Пути эвакуации не соответствуют нормам, перечисленным в действующих нормативно-правовых актах.
  4. Отсутствуют документы по противопожарной безопасности.
  5. Пожарная сигнализация находится в неисправном состоянии.

В обязанности работодателя входит ведение журнала учета инструктажей по пожарной безопасности. За его отсутствие предусмотрена ответственность. О размерах штрафов подробнее говорится в КоАП РФ.
 

Правила хранения

О правилах хранения документов по ПБ говорится в действующих нормативно-правовых актах. В частности, речь идет о приказе Росархива от 20.12.2019 года №236.

Перечислим правила хранения бумажных документов:

  • архив не должен размещаться в подвале или на чердаке;
  • бумаги нужно разместить в помещении, которое оборудовано системой пожаротушения, а также сигнализацией (СПС);
  • температура в хранилище должна составлять 17-19 градусов по Цельсию;
  • влажность воздуха в хранилище должна составлять 50-55%;
  • документы должны быть защищены от попадания прямых солнечных лучей.

Перечислим правила хранения электронных документов:

  • хранить документы нужно на двух разных носителях (на флешке и в облаке);
  • в компании должны быть технические средства, обеспечивающие прочтение и копирование электронных документов;
  • при хранении важно соблюдать конфиденциальность (у посторонних лиц не должно быть доступа к информации);
  • состояние электронных документов нужно проверять раз в пять лет.

Если в организации большая часть документов создана на бумаге, то рекомендуется сделать электронные копии.
 

Для журналов

Существует пять видов инструктажей по пожарной безопасности, которые проводятся в 2023 году:

  1. Вводный. Проводится еще до начала работы сотрудника в компании. Инструктаж должны посетить даже студенты, проходящие производственную практику. Для проведения занятий работодателю нужно выделить отдельный кабинет, в котором развешиваются тематические плакаты.
  2. Первичный. Проводится сразу же после вводного. На занятии сотрудники учатся пользоваться средствами пожаротушения.
  3. Повторный. Заключается в повторении и проверке знаний сотрудников организации. Периодичность проведения: 1 раз в 6 месяцев.
  4. Внеплановый. Проводится при необходимости. Одна из причин организации занятия – сотрудниками были нарушены требования пожарной безопасности, что привело к возгоранию.
  5. Целевой. Одна из причин организации занятия – сотрудникам предстоит выполнить огневые работы, которые требуют оформления наряда-допуска.  

Сведения о перечисленных инструктажах в обязательном порядке заносятся в соответствующий журнал учета. Этот документ можно вести как в бумажном, так и в электронном виде. Во втором случае необходимо позаботиться о наличии ЭЦП.

Тренировки по эвакуации людей при пожаре проводятся во всех организациях, для которых характерно одновременное пребывание более 50 человек. Они позволяют проверить, усвоили ли сотрудники информацию, полученную на инструктажах по ПБ.

Также проведение тренировок преследует следующие цели:

  • обучение сотрудников эвакуации людей;
  • обучение сотрудников пользованию первичными средствами пожаротушения;
  • проверка готовности работников к действиям по эвакуации людей;
  • поддержание работников состоянии «боевой готовности» к действиям в условиях ЧС.

Внимание! Под первичными средствами пожаротушения принято подразумевать инструменты и материалы, которые позволяют ликвидировать возгорание на начальной стадии.

Сведения о тренировках отражаются в соответствующем журнале. Этот документ не имеет стандартной формы. Однако в нем обязательно должны содержаться определенные данные (см. ниже).
 

Кто должен вести журнал

Заполнением журнала учета противопожарных инструктажей занимается сотрудник, который был назначен на должность ответственного за обеспечение ПБ соответствующим приказом руководителя. При этом подчиненный должен иметь среднее профессиональное или высшее образование пожарно-технического профиля.
 

Когда заводятся и вносятся сведения

Внести запись в журнал нужно сразу же после проведения инструктажа. Не стоит делать этого заранее, так как велика вероятность того, что информация будет ошибочной. Все работники, посетившие занятие, должны проставить в документе свои подписи.

При заполнении журнала учета нужно соблюдать несколько правил:

  1. Нельзя делать помарки, а также замазывать ошибочные сведения корректором.
  2. Все клетки подлежат заполнению.
  3. Нельзя оставлять пустых строчек.

Если при заполнении документа была допущена ошибка, то действуйте следующим образом:

  1. Вычеркните всю строку (желательно воспользоваться линейкой).
  2. Напишите фразу «Ошибочная запись». Рядом с ней проставьте дату и подпись.
  3. В пустой строке укажите верные сведения.

Если руководители тренировочных мероприятий требуют проведения индивидуальных или повторных проверок знаний, то в журнале делается еще одна графа. В ней указывается тема тренировки, а также ФИО лиц, которые должны ее посетить.
 

Что должен содержать

В журнале учета противопожарных инструктажей должны содержаться следующие сведения:

  1. Дата проведения мероприятия.
  2. ФИО сотрудника, посетившего занятие.
  3. Должность сотрудника, посетившего занятие.
  4. Вид инструктажа (первичный, внеплановый и т.д.).
  5. ФИО инструктирующего.
  6. Подписи инструктирующего лица, а также сотрудника, посетившего занятие.

Образец журнала учета противопожарных инструктажей:

В журнале учета противопожарных тренировок содержатся следующие сведения:

  1. Дата проведения тренировки.
  2. Тема и место проведения противопожарной тренировки.
  3. Информация об участниках (ФИО, должность).
  4. Замечания и предложения по тренировке.
  5. Отметка о выполнении предложений и устранении замечаний.

Внимание! Бумажный журнал учета нужно прошнуровать и пронумеровать.

 

Нужны ли отдельные журналы

Если речь идет о небольшой компании, то документ, предназначенный для учета всех видов инструктажей по ПБ, может быть один. Для крупных организаций лучше предусмотреть отдельный журнал для каждого вида инструктажа.
 

Для инструкций

Под инструкцией по пожарной безопасности принято подразумевать документ, в котором перечислены нормы поведения персонала и посетителей. Также в ней должен быть алгоритм действий для исключения вероятности возникновения возгорания на объекте.

Виды инструкций:

  1. Инструкция о мерах пожарной безопасности.
  2. Инструкция ответственного за ПБ на объекте.
  3. Инструкция о мерах безопасности для отдельных видов помещений.
  4. Инструкция о действиях, которые нужно предпринять при пожаре.
  5. Инструкция о действиях дежурного персонала.

Делаем вывод, что инструкции описывают обязательные правила поведения, которые должны соблюдать все сотрудники предприятия.
 

Разработка

Согласно действующим нормативно-правовым актам, разработкой инструкции по ПБ должен заниматься работодатель. Установленной формы этого документа нет. Поэтому составляется инструкция в произвольной форме.

Внимание! В документе отражаются необходимые вопросы, а также указываются сведения об ответственных за совершение действий.

 

Состав

Инструкция о мерах ПБ дает ответы на следующие вопросы:

  1. Порядок содержания здания, а также прилегающих к нему территорий.
  2. Нормы хранения веществ, отличающихся пожароопасностью.
  3. Порядок осмотра помещений по окончании смены.
  4. Места, предназначенные для курения.
  5. Порядок и периодичность уборки горючих отходов.
  6. Действия сотрудников при пожаре.
  7. Допустимое количество человек, которые могут одновременно находиться на территории объекта.

Инструкция по ПБ – это локальный акт. Действия данного документа распространяются на всех сотрудников предприятия.
 

Ознакомление

С инструкциями по ПБ должны ознакомиться все сотрудники организации под подпись. Об этом четко говорится в действующих нормативно-правовых актах.

Работник, изучивший инструкцию, проставляет в листе ознакомления свою подпись. Проверить этот документ могут сотрудники контролирующих органов при проведении плановых или внеплановых проверок.
 

Место хранения

За хранение инструкций отвечает сотрудник, который был назначен на должность ответственного за обеспечение ПБ.

Внимание! Срок хранения инструкций по пожарной безопасности составляет 5 лет.

 

Возможность электронного хранения

Вести документы по пожарной безопасности допускается в электронном виде. Однако для этого потребуется оформить ЭЦП двух видов:

  1. Простая. Для подтверждения ее формирования используются коды и пароли.
  2. Усиленная. Может быть квалифицированной и неквалифицированной.
     

Что делать, если документы потеряны

При утере журнала учета противопожарных инструктажей нужно выполнить следующие действия:

  1. Составить акт об утере документа в произвольной форме. Бумагу должны подписать должностные лица.
  2. Составить приказ о восстановлении утерянного документа.
  3. Завести новый журнал для учета инструктажей по ПБ.
  4. Внести в документ фамилии подчиненных.
  5. Провести инструктаж для работников.
  6. Заверить запись подписями инструктируемых и инструктирующего.

За неведение журнала учета инструктажей предусмотрена ответственность. Размер штрафа для юридического лица составит от 150 до 200 тыс. рублей.
 

Что делать после окончания срока годности

Инструкции по пожарной безопасности подлежат пересмотру один раз в пять лет. Иногда форма обновляется раньше этого срока. Причиной для внепланового пересмотра документа может стать внесение изменений в действующие нормативно-правовые акты.
 

Основные моменты

  1. Срок хранения журнала противопожарного инструктажа регламентирован приказом Росархива.
  2. Работодатель имеет право назначить одного из сотрудников на должность ответственного за обеспечение ПБ на объекте.
  3. Изучить содержимое документов по противопожарной безопасности могут сотрудники контролирующих органов.
  4. Внести запись в журнал нужно сразу же после проведения инструктажа. Запрещено делать это заранее.
  5. Подтверждением того факта, что работник изучил инструкцию, считается его подпись, проставленная в листе ознакомления.
  6. Инструкции описывают обязательные правила поведения, которые распространяются на всех сотрудников предприятия.
  7. Тренировки по эвакуации людей при пожаре должны проводиться во всех организациях, для которых характерно одновременное пребывание более 50 человек.
  8. Основанием для проведения проверки в организации является соответствующий приказ или уведомление.
  9. О внеплановой проверке сотрудники надзорных органов уведомляют за сутки до своего визита.
     

Заключение

Из статьи мы выяснили, что срок хранения журнала инструктажей по пожарной безопасности составляет 3 года. Если на предприятии не окажется этого документа, то придется нести ответственность. Она грозит как руководителю, так и сотруднику, который отвечает за обеспечение ПБ на объекте.