Сколько хранятся документы по охране труда наряды на огневые работы, журналы учета инструктажей

Общие сведения

Законодательно установлены определенные сроки, в рамках которых необходимо хранить документы об охране труда. Последние изменения были внесены в указе 20.12.2019 № 236 от Росархива и вступили в силу 18 февраля 2020 года. Поэтому, если вы раньше читали о перечне документов, которые нужно долгое время хранить, но не слышали о новых изменения, эта статья поможет вам со всем разобраться.

А сроки хранения документации обязательно знать и придерживаться их. Если вовремя не предоставить какой-либо журнал или протокол, компания получит штраф. При этом, он достаточно большой, например, за утерю журнала охраны труда придется отдать от 110 до 120 тысяч рублей.

Также отсутствие того или иного документа может стать обоснованием вины на судебном процессе. Если сотрудник получит травму или профессиональное заболевание на работе, отсутствие журналов и документов докажет, что компания не выполняет требования Трудового кодекса. А выплаты по результатам такого суда могут быть достаточно большими.

В некоторых случаях может казаться, что компания маленькая и не проживет еще и 10 лет, поэтому и хранить документы не стоит. Но обязанности специалиста по охране труда все равно заставляют его хранить весь комплект бумаг за все время деятельности компании. Они могут понадобиться в самый неожиданный момент, а их отсутствие приведет к большим расходам.

 

Как организуется

Законодательство Российской Федерации разрешает хранить документы по охране труда, как в электронном, так и в бумажном формате. Сейчас большинство компаний перешло на электронный документооборот, потому что это удобнее и быстрее.

• Но существует несколько  требований закона, которые нужно соблюдать при хранении бумаг по охране труда:
• Хранить необходимо только подлинники электронных и бумажных документов;
• Необходимо иметь 2 копии электронного документа на двух разных устройствах во избежание потери;
• Нельзя уничтожать бумажные журналы даже при их полном переносе в электронный вид. То есть, всегда должна оставаться хотя бы одна бумажная версия документа;
• Перечень лиц, которые могут получать доступ к файлам, определяется соответствующим приказом руководителя;
• Удалять файлы можно только после истечения срока хранения;
• Хранить можно только в электронных базах, располагающихся на территории Российской Федерации;
• Если документ на электронном носителе был утерян, компания должна предпринять все возможное, чтобы восстановить его.

Для бумажного подлинника необходимо организовать безопасные условия, где шанс их повреждения минимален. Соблюдайте следующие рекомендации:

• Обеспечьте помещение хорошей вентиляцией;
• Оснастите его системой пожарной безопасности и тушения;
• Храните бумаги в шкафах, сейфах или стеллажах;
• Комната должна быть сухой и темной.
   

Кто заполняет и хранит

Работой с журналами, справками и прочими документами по охране труда занимается специалист по охране труда. В его задачи входит над условиями на рабочем месте. Он проверяет его на соответствие нормам охраны труда, санитарии, техники безопасности и других стандартов. Также он занимается установлением компенсаций и льгот сотрудникам, причиной травмы или заболевания которых стало не соблюдение правил охраны труда.

Также он проводит различные инструктажи по технике безопасности, следит за ее соблюдение и проверяет безопасность используемого оборудования и инструментов. По результатам своей работы он составляет документацию, описывающую условия труда. Она хранится определенный установленный законодательно срок.
 

Когда предъявляются

Документация может понадобиться в ряде случаев. Обычно это различные проверки. При этом они могут быть, как и плановыми, так и внеплановыми. Последние возникают из-за жалоб или судебных разбирательств. В обоих случаях бумаги должны быть на месте, иначе компания не избежит штрафа. Еще одно деление проверок касается его формата – выездные и документарные. В первом случае комиссия приезжает на предприятие, во втором – получает весь пакет бумаг от компании дистанционно.

С марта 2020 года была установлена периодичность плановых проверок на предприятиях. Она зависит от того, какую категорию риска присвоили компании при первичной проверке:

• Низкая. Не проводится;
• Значительная. 1 раз в 3 года;
• Высокая. 1 раз в 2 года.

Внеплановые проверки проводятся в следующих случаях:

• Срок выполнения предписания выданного ранее ГИТ закончился;
• Сотрудник подал запрос на проверку условий труда и соблюдения требования охраны труда на его рабочем месте;
• Было подано обращение, сообщающее о нарушениях, которые могут нанести вред здоровью людей. Его могут подать: профсоюз, органы исполнительной власти, граждане, средства массовой информации;
• Была подана жалоба о нарушении прав сотрудника. При этом она должна быть официально зарегистрирована и подана в установленном законодательством порядке;
• По распоряжению Правительства РФ, Президента РФ или Генеральной прокураторы РФ.

Компания должна быть предупреждено о предстоящей проверке. В случае плановой инспекции сообщается за 3 дня, внеплановая проверка предполагает уведомление за 24 часа. А, если на предприятии произошел несчастный случай и идет расследования, предупреждения не будет.
 

Изменение в законодательстве

В настоящее время хранение документов охраны труда должно проходить в соответствии с приказом Росархива 2019 года, вошедшего в силу 18 февраля 2020 года.
 

Каких документов касаются

Изменения в законодательстве коснулось всех документов по охране труда. При этом в новом законе также закреплены нормы их хранения. Компания должна обеспечить полную сохранность всех бумаг. Для этого они должны находиться в безопасном помещении без сырости, защищенные от плесени, грибка, солнца и воды. Чтобы предотвратить утерю документации и избежать штрафа за это, лучше организовать отдельное место для архива.

При электронном хранении нужно организовать максимально защищенную систему. В ней должен быть минимизирован риск утери или утечки данных. Для этого доступ к ним должен быть у минимального количества человек. Рекомендуется время от времени делать бэкап, то есть, сохранять все файлы на отдельный защищенный физических носитель, не подключенный к общей системе.
 

Отчеты по проведению спецоценки условий труда (СОУТ) и документы к ним

Эти документы должны храниться дольше всего. При этом срок зависит от вредности производства, установленной в результате спецоценки. Стандартный срок – 45 лет. Но на особо опасных предприятиях срок хранения документов по охране труда повышают до 50 или 75 лет.

Также их называют сертификатами безопасности. Их необходимо хранить на протяжении всего периода их действительности. После его истечения необходимо сохранять сертификаты в течение еще 5 лет.
 

Документы о состоянии и мерах по улучшению охраны труда

К такой документации относятся:

• Предложения;
• Переписка;
• Справки;
• Обоснования.

Все они хранятся в течение 5 лет.
 

Документы о причинах заболеваемости работников

К ним относятся:

• Справки;
• Заключения;
• Сведения.

Хранятся в течение 5 лет.
 

Документы о расследовании и учете профзаболеваний

К ним относятся:

• Протоколы;
• Акты;
• Справки;
• Заключения;
• Сведения.

Срок хранения составляет 50 или 70 лет в зависимости от опасности производства.
 

Списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда

Это наиболее важные бумаги по охране труда, поэтому срок их хранения крайне высокий. Если работы были закончены до 01.01.2003 года, то следует хранить их в течение 75 лет. Если после этой даты – 50 лет.
 

Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов и на выполнение особо опасных и вредных работ

Срок хранения наряда-допуска составляет всего 1 год после его закрытия. Но, если произошла авария, была получена травма или НС, он продлевается до 45 лет.
 

Журнал учета выдачи нарядов-допусков

Срок хранения журналов инструктажей по охране труда и выдачи нарядов-допусков хранится столько же, сколько и сами допуски.
 

Документы об обучении работников по охране труда

К ним относятся:

• Списки;
• Программы;
• Переписка.

Срок хранения: 5 лет.
 

Журналы и книги учета

Срок хранения журнала вводного инструктажа и книг учета зависят от особенностей проводимого мероприятия. Например, срок хранения журнала инструктажа на рабочем месте по охране труда или вводного составляет 45 лет. Если же проводилась проверка знаний или профилактика по охране труда, то срок составит 5 лет.
 

Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий

Все подобные бумаги сохраняются в течение 45 лет.
 

Документы о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств (акты, доклады, справки, заключения, переписка-варианты сроков)

К ним относятся все связанные бумаги:

• Доклады;
• Акты;
• Заключения;
• Переписки;
• Справки.

Хранятся 5 лет.
 

Переписка по вопросам охраны труда

Эти данные нельзя уничтожать в течение 5 лет. Важными считаются докладные и служебные записки, а также прочие подобные бумаги.
 

Нормы выдачи СИЗ средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием

Утвержденные акты, содержащие нормы, хранятся постоянно по месту утверждения. Документ также должен храниться внутри организации в течение 3 лет после замены новым. До этого постоянно.
 

Как определить срок хранения приказов по вопросам охраны труда

Все стандарты о хранении документации по нормам охраны труда указаны в упомянутом выше по тексту приказе от 18 февраля 2020 года. Для получения доступа к информации достаточно найти этот приказ и изучить его. Там есть информация по каждому пункту, поэтому вы легко сможете найти данные по той или иной документации.
 

Если срок действия не установлен

Если срок действия того или иного документа не установлен, значит он должен храниться бессрочно. Обычно подобные бумаги нельзя уничтожать в течение какого-либо времени после получения новых, заменяющих их. В большинстве случаев этот срок составляет 5 лет.
 

Ответственность

Не до всех  ответственных в сфере охраны труда были доведены новые стандарты и нормы. Из-за этого уже могли возникнуть нарушения установленного законодательства. Если они будут выявлены во время плановой или внеплановой инспекции, то будут наложены следующие санкции:

• Для должностного лица. Его сумма достаточно небольшая: от 300 до 500 рублей. Ошибка не сильно ударит по специалисту по охране труда, но серьезно отразится на бюджете компании;
• Для компании. Все мероприятия, которые закреплены в утерянных бумагах, например, обучение, инструктажи, проверки и прочее, считаются не проведенными. А это уже нарушение Трудового кодекса РФ. За это уже следуют более серьезные штрафы, иногда превышающие 100 тысяч рублей.

Еще один повод следить за сроками хранения документации – судебные разбирательства. Если нужных бумаг не окажется, суд признает, что компания не соблюдает Трудовой кодекс. Что автоматически приведет к штрафу из второго пункта выше и победе сотрудника, который подал в суд на компанию.

Таким образом, новые изменения в порядке и сроках хранения документов по охране труда обязывают предприятие лучше следить за ними. Они заставляют организовывать благоприятные условия для сохранения и не выбрасывать бумаги просто для экономии места. Это должно положительно сказаться на условиях труда и рабочих мест. Особенно жестко законодательство действует в отношении предприятий, на которых происходят опасные производства.

Поэтому, чтобы избежать штрафов и сложностей в будущем, внимательно следите за сроками хранения и соблюдайте предписания приказа, вступившего в силу 18 февраля 2020 года.