Под номенклатурой дел принято подразумевать систематизированный перечень наименований дел компании. В нем содержится полная информация о том, какие бумаги нужно вести в конкретном подразделении. Также указано, где их хранить.
О порядке составления номенклатуры говорится в действующих нормативно-правовых актах. В частности, речь идет о приказе Минкультуры №526 от 31.03.2015.
Перечислим основные виды номенклатуры дел:
Внимание! Если в компании нет примерной или типовой номенклатуры, то индивидуальная разрабатывается как самостоятельный документ.
Согласно действующим нормативно-правовым актам, составлять номенклатуру дел в обязательном порядке должны следующие организации:
Другие юридические лица не обязаны заниматься составлением номенклатуры. Однако нужно учитывать, что она понадобится при ликвидации негосударственной организации.
Более того, негосударственные организации обязуются хранить архивную документацию в течение определенного срока, который регламентирован действующими нормативно-правовыми актами. Формирование собственного архива происходит по правилам, одобренным Росархивом.
Делаем вывод, что номенклатура:
Номенклатура дел – это локальный нормативный акт, который обязателен для исполнения всеми сотрудниками компании без исключения. Ее назначение – упорядочивание документов, формируемых в дела.
Перечислим цели номенклатуры дел:
Номенклатура приходит на помощь при выполнении «фильтрации» документов на предмет выявления тех, которые пора отправлять в архив.
Расскажем о функциях номенклатуры дел:
В номенклатуре дел перечислены сроки хранения документов. Их несколько:
Внимание! Аббревиатура ЭПК расшифровывается следующим образом – экспертно-проверочная комиссия.
Таблица с обязательными сроками хранения документов:
Документ |
Срок хранения |
---|---|
Журнал инструктажей по охране труда |
45 лет |
Результаты СОУТ |
5 лет |
Наряды-допуски на выполнение опасных работ |
После закрытия НД – один год, если один из сотрудников получил травму – 45 лет |
Перечень сотрудников, которые работают в опасных для жизни и здоровья условиях |
75 лет |
Документы о прохождении обучения по ОТ |
5 лет |
Переписка по вопросам ОТ |
От 3 до 5 лет |
Сроки хранения документов по охране труда, которые указаны в приказе Росархива, обязательные к исполнению требования, а не рекомендации.
Внимание! За преждевременное списание документа предусмотрена ответственность. О размерах штрафов подробнее говорится в КоАП РФ.
Охрана труда – это система, которая предполагает наличие обширной документации по ОТ. Организация делопроизводства осуществляется в соответствии со спецификой работы по охране труда. Работодателю не обойтись без ведения документов в течение установленного срока в бумажном или электронном виде.
Номенклатура дел по охране труда делает процесс ведения документации удобным. Она определяет и указывает сроки действия бумаг. В конце года нужно прибегать к «фильтрации» документов, чтобы выявить те, которые подлежат сдаче в архив.
Требования к составлению номенклатур дел по ОТ перечислены в действующих нормативно-правовых актах. В частности, речь идет о Приказе Федерального архивного агентства №236 от 20.12.2019 года.
При разработке локальных нормативно-правовых актов, работодатель должен руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ. Начинать подготовку следует с создания Положения о системе управления охраной труда.
Положение считается основным локальным нормативным актом, регламентирующим процедуры по ОТ в компании. Все остальные бумаги тесно взаимосвязаны с процедурами, о которых говорится в Положении о СУОТ.
Довольно большой список документов должен быть в организации. Бумаги классифицируют на:
Под регламентирующими принято подразумевать документы, которые определяют процедуры из раздела «Функционирование» Положения о СУОТ. В качестве примера можно привести дату прохождения обязательного медицинского осмотра сотрудниками компании.
К организационно-распорядительному документу можно отнести приказ о назначении ответственного за выдачу направлений на медосмотр.
К контрольно-учетному документу можно отнести журнал учета проведения инструктажей по охране труда, разработкой которого занимается работодатель.
Внимание! Журнал учета могут потребовать предъявить сотрудники контролирующих органов при проведении плановых и внеплановых проверок.
Согласно действующим нормативно-правовым актам, периоды хранения можно разделить на несколько групп:
Для отдельных документов не устанавливаются сроки хранения. Это значит, что их нужно сохранять постоянно или хранить до замены новыми.
Сроки хранения документов по ОТ перечислим в таблице:
Заголовок дела |
Срок хранения |
Примечание |
---|---|---|
Коллективный договор |
Постоянно |
Хранится не менее десяти лет |
Приказы и указания компании |
До минования надобности |
|
Переписка по вопросам ОТ |
5 лет (ЭПК) |
|
Заявки и копии договоров по вопросам материально-технического обеспечения ОТ |
5 лет |
Согласно действующим нормативно-правовым актам, срок хранения составляет 3 года |
Распоряжения и приказы о пересмотре инструкций по ОТ |
До минования надобности |
|
Инструкции по ОТ |
Постоянно |
Срок хранения составляет не менее десяти лет |
Документы об обучении сотрудников по ОТ |
5 лет |
|
Перечень работников, которые в обязательном порядке должны проходить медицинские осмотры |
Постоянно |
Срок хранения – не менее десяти лет |
Документы о проведении медосмотров |
3 года |
|
Статистические отчеты по ОТ |
Постоянно |
Срок хранения – не менее десяти лет |
Документы об учете профессиональных заболеваний |
50/75 лет |
Срок хранения – не менее 50 лет |
Документы, подтверждающие факт проведения СОУТ |
5 лет |
|
Отчеты о проведении СОУТ |
45 лет |
Срок хранения – 50/75 лет |
Документы, подтверждающие факт выдачи сотрудникам предприятия средств индивидуальной защиты |
3 года |
Срок хранения – 50/75 лет |
Нормы обеспечения сотрудников спецодеждой |
Постоянно |
Срок хранения – не менее десяти лет |
Журнал учета проведения вводного инструктажа |
45 лет |
|
Журнал учета несчастных случаев на производстве |
45 лет |
|
Журнал учета выдачи направлений на медосмотр |
3 года |
|
Сроки хранения бумаг по ОТ регламентируются действующими нормативно-правовыми актами. Документы должны быть у любого работодателя, который создает для своих подчиненных безопасные условия труда.
Максимальный период, в течение которого отдельные бумаги по ОТ не могут быть уничтожены, равен продолжительности жизни человека. Однако не все документы подлежат такому долгому хранению.
Для некоторых документов работодатель вправе самостоятельно установить срок хранения. Лучше, если он будет максимальным. Это позволит избежать проблем, которые могут возникнуть с сотрудниками контролирующих органов.
На количество документов, которые со временем накапливаются в компании, влияют следующие факторы:
Чтобы разгрузить архивы, сотрудники многих компаний переводят бумаги в электронную форму. Однако большая часть документов все еще остается на бумажном носителе. Они особенно подвержены порче ввиду воздействия воды, огня, света.
Экспертно-проверочная комиссия следит за тем, чтобы в организациях соблюдались условия хранения документов. Представители ЭПК рассказывают руководителям компаний о том, как правильно подготовить хранилища. Основное требование – бумаги должны лежать в сухой и проветриваемой комнате.
Внимание! В помещении, где хранятся важные документы, должны быть первичные средства пожаротушения. Также работодатель должен позаботиться об установке противопожарной сигнализации.
В некоторых случаях в документы необходимо вносить изменения. В качестве примера возьмем инструкцию по ОТ.
Инструкция по ОТ – это нормативный акт, который устанавливает общие требования по охране труда при работе в производственных помещениях.
ИОТ подлежит пересмотру в следующих случаях:
Пересмотреть инструкцию можно двумя способами:
Согласно действующим нормативно-правовым актам, документы по ОТ хранятся у сотрудника, которого назначили на должность ответственного за обеспечение безопасных условий охраны труда.
Внимание! В некоторых случаях документы хранятся у руководителя подразделения.
Проверяют факт наличия документов по ОТ сотрудники трудовой инспекции. Если ими будут выявлены нарушения, то работодателя могут оштрафовать на сумму до 200 тыс. рублей или даже приостановить деятельность организации.
Трудовая инспекция проверяет, как работодатели соблюдают положения Трудового кодекса, а также правила охраны труда: верно ли оформляют бумаги, в каких условиях трудятся сотрудники и т.д.
Проверки бывают как плановые, так и внеплановые. Первые проводятся в зависимости от категории риска, которая была присвоена работодателю.
Чем выше категория риска, тем чаще проверяют работодателя:
Сотрудники ГИТ проверят, отвечают ли документы организации установленным требованиям. Перечислим их:
В 2023 году за отсутствие документов по охране труда предусмотрена ответственность. О размерах штрафов подробнее говорится в КоАП РФ:
Нарушение |
Размер взыскания |
---|---|
Непроведение СОУТ |
|
Несоблюдение норм ПБ |
|
Допуск сотрудников к выполнению трудовых обязанностей без обучения |
|
Необеспечение сотрудников средствами индивидуальной защиты |
|
Если у работодателя возникли проблемы с тем, чтобы навести порядок в документации, то он может прибегнуть к экспресс-аудиту.
Чтобы принять решение об уничтожении документа, необходимо руководствоваться сроком хранения. Если он подошел к концу, то бумагу можно уничтожить.
Постоянные или временные сроки хранения документов устанавливаются в зависимости от ценности бумаг.
Под инструкцией по охране труда принято подразумевать локальный нормативный акт, который содержит требования по безопасному выполнению трудовых обязанностей для работников. Считается, что ИОТ должна быть составлена на каждую должность, имеющуюся в штатном расписании.
Инструкция по ОТ бывает нескольких видов:
В инструкции в обязательном порядке должны содержаться следующие сведения:
Форма ИОТ не утверждена на законодательном уровне. Это значит, что работодатель можно включать в нее дополнительные требования безопасности, если они не противоречат положениям действующих нормативно-правовых актов.
Внимание! Скачать образец ИОТ можно бесплатно из интернета.
Перечислим:
Из статьи мы выяснили, что номенклатура по охране труда 2023 имеет определенное распространение. Она используется в крупных организациях, которые имеют разветвленную структуру и большое количество подразделений.