Где должны находиться инструкции по охране труда для работников и храниться

Документы по охране труда: сроки хранения и требования

Охрана труда требует ведения обширной документации, сроки хранения которой строго регламентированы законодательством. Эти официальные бумаги служат основой для повышения безопасности работников, помогают предотвращать несчастные случаи. Разберитесь, где их держать, и в течение какого срока.

 

Общие сведения о документах по охране труда

Документы по охране труда представляют комплекс материалов, регламентирующих деятельность организации в сфере обеспечения безопасных, здоровых условий труда. Они разрабатываются на основе законодательных, нормативных правовых актов Российской Федерации и содержат требования, правила, направленные на предотвращение производственного травматизма, проф. заболеваний, а также на создание комфортных условий труда.

В организациях разрабатываются разные виды документации по охране труда: положения, инструкции, программы, планы мероприятий, журналы, акты, протоколы и другие. Они определяют обязанности, ответственность должностных лиц, работников, порядок проведения инструктажей и обучения, правила безопасного выполнения работ, порядок расследования несчастных случаев на производстве, порядок обеспечения работников средствами индивидуальной защиты, а также другие аспекты обеспечения ОТ.

Наличие, актуальность бумаг по охране труда являются условием для функционирования любой организации. Они подлежат регулярной проверке и пересмотру с учетом изменений в законодательстве, условиях труда. Эффективная система документации по охране труда позволит организации гарантировать соблюдение требований безопасности, снижать риски возникновения несчастных случаев и профессиональных заболеваний, а также повышать культуру безопасности труда среди работников.

 

Кто устанавливает сроки хранения документов по охране труда

Сроки хранения бумаг по ОТ устанавливаются законодательством Российской Федерации, федеральными законами, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти (например, приказами Росархива, Минтруда). Также Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся при деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, с указанием сроков хранения. Он определяет сроки хранения большинства документов по охране труда. Конкретный интервал зависит от вида бумаги, ее значимости.

 

Сколько хранить

Акты о несчастных случаях на производстве хранятся долго, часто до 75 лет. Журналы регистрации инструктажей по ОТ, протоколы проверки знаний требований охраны труда могут храниться от 5 до 50 лет в зависимости от их вида, связанного с ними риска.

Инструкции по ОТ, планы мероприятий по ОТ, положения о системе управления охраной труда обычно хранятся постоянно или до замены новыми. Остальные документы, такие как приказы, распоряжения, должностные инструкции, могут храниться от 3 до 10 лет. Помните, что сроки хранения могут меняться в зависимости от изменений в законодательстве, поэтому необходимо регулярно сверяться с актуальными нормативными актами и Перечнем типовых управленческих архивных документов.

 

Где и как хранить

Документы по охране труда следует хранить в специально отведенных местах, обеспечивающих их сохранность, защиту от повреждений, влаги, высоких температур, несанкционированного доступа. Место хранения определяется руководством организации с учетом объема документации, требований к ее хранению.

Позаботьтесь о наличии архива или выделенного помещения для хранения. Если архива нет, для этих целей можно использовать отдельные шкафы, стеллажи или сейфы в канцелярии, отделе кадров или у ответственного лица. Важно, чтобы место хранения было сухим, проветриваемым и защищенным от прямых солнечных лучей.

Документы должны быть систематизированы, упорядочены. Рекомендовано формировать дела по видам (приказы, инструкции, протоколы и т. д.) и по срокам хранения, чтобы облегчить поиск, обеспечить соблюдение сроков. В каждом деле должна быть указана информация о названии, датах начала, окончания ведения дела, а также срок хранения.

Документы хранятся в папках, скоросшивателях или специальных архивных коробках. Для длительного хранения, особенно бумаг, представляющих историческую ценность, рекомендуется использовать архивную бумагу и материалы, устойчивые к выцветанию, разложению.

Доступ к документам должен быть ограничен и предоставляться только уполномоченным лицам. Необходимо обеспечить учет, контроль за движением документации, за выдачей, возвратом из архива. Документы могут быть оцифрованы для удобства хранения и доступа, но при этом оригиналы также должны сохраняться в соответствии с установленными сроками.

 

Что делать с документами постоянного хранения

Документы постоянного хранения, образовавшиеся при деятельности фирмы, имеют историческую, научную, социальную, экономическую или культурную ценность, подлежат бессрочному хранению.

Что с ними делать:

• Обеспечьте условия, гарантирующие их физическую сохранность (температура, влажность, освещение, защита от вредителей). Используйте архивные папки, коробки и другие материалы, предназначенные для длительного хранения.
• Проведите опись документов, создайте архивные описи и каталоги, чтобы облегчить поиск, использование.
• Периодически проводите экспертизу ценности, чтобы убедиться, что они относятся к категории постоянного хранения.
• В соответствии с законодательством РФ организации обязаны передавать документы постоянного хранения в государственный архив или муниципальный архив (если организация является муниципальной).
• После передачи оригиналов в государственный или муниципальный архив можно уничтожить черновики, дубликаты и другие материалы, не представляющие исторической ценности.

Если организация не обязана передавать документы в государственный архив (например, частные компании), она должна обеспечить их постоянное хранение самостоятельно. Проконсультируйтесь со специалистами архивного дела, чтобы правильно организовать работу с официальными бумагами.

 

Как отсчитывать сроки хранения

Отсчет сроков хранения начинается с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства. Если в деле содержатся официальные бумаги за разные годы, период определяется по самой поздней из них.

При оцифровке документов оригиналы (бумажные) должны храниться до истечения срока хранения, установленного для бумажного варианта.

 

Что делать с документом, когда срок временного хранения истечет

По истечении установленного срока временного хранения необходимо провести процедуру, определяющую его дальнейшую судьбу.

Порядок действий:

1. Специально созданная комиссия, состоящая из компетентных сотрудников, проводит экспертизу ценности. Цель экспертизы — определить, представляет ли документ какую-либо ценность для организации или общества или же он стал неактуальным.
2. Если комиссия приходит к выводу, что он не представляет ценности и срок его хранения истек, составляется акт о выделении бумаг к уничтожению. В акте перечисляются все документы, подлежащие уничтожению, с указанием их названий, дат, номеров, сроков хранения.
3. Такой акт должен быть согласован с руководителем организации, иногда с архивным учреждением.
4. После согласования акта бумаги подлежат уничтожению. Способ ликвидации должен исключать шанс восстановления содержания документа. Это может быть измельчение в шредере, сожжение или другие способы, обеспечивающие конфиденциальность информации.
5. После уничтожения составляется акт об уничтожении, в котором указывается способ уничтожения, дата уничтожения и состав комиссии, присутствовавшей при уничтожении.
6. В учетные бумаги организации (например, в номенклатуру дел) вносятся изменения, отражающие факт уничтожения.

Все этапы процедуры уничтожения должны быть оформлены документально.

 

Нужно ли разрабатывать инструкции по охране труда для дистанционных работников

Да, инструкции по охране труда необходимо разрабатывать и для удаленных сотрудников. Несмотря на то, что их работа организована иначе, чем работа в офисе или на производстве, работодатель по-прежнему несет ответственность за обеспечение безопасных условий труда для своих сотрудников, в том числе и удаленных.

Инструкции по ОТ для дистанционных сотрудников должны учитывать специфику их работы, основные опасности, риски, связанные с выполнением трудовых обязанностей на дому или в другом удаленном месте.

Их нужно адаптировать к конкретным видам работ, выполняемым удаленными сотрудниками, и регулярно пересматриваться с учетом изменений в законодательстве, условий труда. Ознакомление дистанционных сотрудников с инструкциями проводится в установленном порядке с обязательной фиксацией факта ознакомления (например, подписью сотрудника).

 

Что должна содержать инструкция по охране труда

Инструкция по охране труда должна содержать информацию, определяющую безопасность работника при выполнении им своих трудовых обязанностей. Она включает в себя раздел, описывающий общие требования охраны труда, в котором указываются основные положения, обязанности работника, перечень опасных и вредных производственных факторов, меры личной безопасности, требования к использованию средств индивидуальной защиты.

Далее следуют требования охраны труда перед работой, включающие порядок подготовки рабочего места, проверки оборудования, инструментов и приспособлений, а также подготовки, использования средств защиты. Требования охраны труда во время работы описывают безопасные методы и приемы выполнения работ, правила эксплуатации оборудования, порядок перемещения по территории, запрещенные действия.

Раздел, посвященный авариям, содержит перечень возможных ЧП, действия работника при их возникновении, порядок оказания первой помощи и порядок сообщения о происшествиях. Наконец, инструкция содержит требования по ОТ по окончании работы, порядок отключения оборудования, приведения в порядок рабочего места, сдачи оборудования и средств индивидуальной защиты, а также порядок сообщения о любых недостатках.

 

Образец журнала учета

При заполнении журнала нужно указывать определенные данные. Некоторым проще взять готовый образец из интернета, и его там действительно нетрудно найти. Другие лично создают журнал, но вносят туда обязательную информацию.

Какие сведения должны быть в журнале:

• Дата проведения инструктажа
• Фамилия, имя, отчество (полностью) инструктируемого
• Профессия (должность) инструктируемого
• Дата рождения инструктируемого
• Вид инструктажа (первичный, повторный, внеплановый, целевой)
• Причина внепланового инструктажа (если он внеплановый)
• Название инструкции (программы) по охране труда, по которой был проведен инструктаж
• ФИО, должность инструктирующего
• Подпись инструктируемого
• Подпись инструктирующего

Все журналы должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью организации. Они хранятся в течение установленного срока (обычно от 3 до 5 лет, в зависимости от типа, требований законодательства). Записи должны быть четкими и разборчивыми, без исправлений. Если нужна корректировка, она заверяется подписью ответственного лица, печатью организации.

Прежде чем создавать журналы, ознакомьтесь с требованиями конкретных нормативных актов, регулирующих охрану труда в вашей отрасли. Это поможет убедиться, что они отвечают требованиям.