Документы по охране труда в организации в 2022 году пакет с образцам

Документация по охране труда – это приказы, инструкции, положения, правила НТД, карточки учета и т.д.

В них указывается:

1. Организация всех видов обучения по ОТ.
2. Допуски сотрудников к осуществлению рабочих обязанностей.
3. Контроль состояния технического/механического оборудования.
4. Результаты медицинских осмотров.
5. Обеспечение сотрудников предприятия спецодеждой.
6. Сотрудничество с подрядчиками и другие моменты.

Все работы, которые выполняют службы охраны труда на предприятии, отражаются в документации. Работники, трудящиеся в крупных и маленьких организациях, ИП, специалисты – все они имеют одинаковые права на безопасный труд. Поэтому основной комплект документов по ОТ един для всех предприятий.

В зависимости от специфики, характера деятельности, одни направления будут проработаны более подробно, другие –  менее.

В данной статье расскажем, что представляет собой служба по ОТ, рассмотрим нормативно-правовые акты, входящие в перечень документов по охране труда в 2022 году. Также выясним кто и какую ответственность несет за отсутствие необходимых бумаг.

 

Общие требования

Согласно статье 214 ТК РФ работодатель обязан:

1. Обеспечивать безопасные условия труда на каждом рабочем месте.
2. Разрабатывать инструкции по ОТ для каждой должности, проводить обучение, инструктажи для работников.
3. Предоставлять сотрудникам организации актуальную информацию о нормативных требованиях, условиях трудовой деятельности в соответствии с занимаемой должностью.
4. Страховать персонал от несчастных случаев.
5. Проводить организованные медосмотры.
6. Выдавать средства индивидуальной защиты, а также пищевые продукты или денежную компенсацию в случае, если лицо занимает должность, характеризуемую вредными условиями труда. 
7. Вести медучет (заболеваний работников, их травм и т.д.).

Обучение сотрудников, а также разработка необходимой документации для крупных и малых организаций регламентируется:

1. Приказами Минтруда РФ.
2. Госстандартом 12.0.009-2009 «Система стандартов безопасности труда. Система управления охраной труда на малых предприятиях. Требования и рекомендации по применению».

Обратите внимание! Согласно трудовому кодексу РФ, в организациях, где трудится менее 50 человек, разрешено не создать службу ОТ.

 

Разработка

1 марта 2022 года начал свое законное действие Приказ Минтруда РФ №772н от 29.10.2021 «Об утверждении основных требований к порядку разработки и содержанию правил и инструкций по охране труда, разрабатываемых работодателем». Именно в соответствии с требованиями этого документа лицам, предоставляющим рабочие места, необходимо перепроверить и изменить некоторые инструкции по ОТ.

Согласно статье 214 ТК РФ, разработкой и утверждением локальных нормативных актов по ОТ, включая инструкции и положения. Правила и порядок действий установлен статьей 372 ТК РФ.

Количество требований по ОТ зависит от деятельности той или иной организации. Правильным решением будет делегировать разработку инструкций руководителю структурных подразделений, но, как правило, начальники поручают решение данной задачи главному руководителю службы по ОТ.

Утверждение официальных локальных актов также происходит в соответствии со статьей 372 ТК РФ.

Заголовок инструкции может выглядеть следующим образом:

Разработка локальных нормативных актов происходит исходя из должности трудящегося или профессии, направления производственной деятельности или вида выполняемой работы.

Ранее при создании документов по ОТ опирались на типовые инструкции. В соответствии с новыми законодательными актами основу закладывают государственные нормативные требования ОТ и принятые работодателем правила. 

В качестве основы при подготовке и создании инструкций можно использовать:

1. Описательный функционально-трудовой анализ. Он позволяет охарактеризовать трудовой процесс на конкретном рабочем месте, а также выяснить, имеются ли дублирующие трудовые функции в организации, требуется ли их ликвидация.
2. Результаты спецоценки труда для соответствующей должности, специальности. Данная проверка позволяет выявить вредные для здоровья работников факторы, а также оценить их опасность. Анализируется также тяжесть и напряженность труда на рабочем месте.
3. Изучение требований соответствующих профстандартов.
4. Выявление рисков и опасных факторов по конкретной должности или профессии, характерных для выполняемых работ.
5. Изучение результатов расследования несчастных случаев на производстве. Анализ причин, по которым возникают профессиональные заболевания.
    

Утверждение и ознакомление

Инструктаж по ОТ на рабочем месте осуществляется в том объеме, что предусмотрен документацией и соответствующими правилами, разрабатываемыми работодателем. Это регламентируется утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 года. Информация о порядке проведения инструктажа содержится в пункте 18, раздел 2. 

Таким образом, сотрудник должен ознакомиться с нормативными актами по ОТ до разрешения работодателя приступить к работе.

После ознакомления с инструкциями работник освежает свои знания на повторных курсах, которые должны организовываться работодателем не менее чем раз в полгода.

Полезно. Разобраться в новых требованиях к проведению и оформлению инструкций поможет бесплатная видеоконференция в записи «Новые порядки обучения по охране труда и ПБ. Ответы на актуальные вопросы работников и работодателей». Проводила ее Наталья Герасименко.

Внутренние акты по усмотрению работодателя выдается трудящимся на руки при первичном введении в курс дела, чтобы те могли более тщательно изучить его.

После каждого инструктажа сотрудник отмечается в листе ознакомления.

Пример оформления листа ознакомления с ИОТ:

Хранение

Сроки хранения документации по ОТ прописаны в Приказе Росархива №236 от 20.12.2019 года.

Вид документации	Срок хранения
Протоколы заседания аттестации соответствующей комиссии, учебные программы, а также курсы, направленные на разъяснение сотрудникам техники безопасности	5 лет
Справки, заключения, записи и иные бумаги, содержащие анализ и оценку вредных, опасных и тяжелых трудовых условий	75 лет
Акты по технике безопасности и отчеты о проведении мероприятий, предотвращающих воздействие на работающих опасных производственных факторов	5 лет
Журнал проведения инструктажей по технике ПБ, документ, включающий информацию об обеспечении сотрудников спецодеждой и спецпитанием	3 года
Бумаги, содержащие специальные оценки условий труда, которые не признаны тяжелыми или вредными. К ним также относятся карты, отчеты, заключения и другие бумажные дополнения	45 лет
Журнал по технике безопасности	3 года

Существует также документация, которая хранится постоянно. К ней относятся зафиксированные на бумажном носителе действия и мероприятия, направленные на улучшение трудовых условий, страховка опасных производственных объектов, записи/журналы/протоколы о несчастных случаях и авариях.

Обратите внимание! Все бумажные материалы по ОТ требует аккуратного хранения – в сухих, темных, проветриваемых местах, доступ к которым имеет ограниченный круг лиц. В случае, если предприятие не может выделить помещение под архив, следует оборудовать в отделе кадров место для хранения: установить большой сейф с хорошей охранной системой. Подойдет также запирающийся металлический шкаф.

Все материалы, которые, в соответствии с действующим законодательством, не требуют физических манипуляций, могут быть сохранены в электронном виде.
 

Контроль

Вся документация, в том числе локальные нормативные акты по ОТ, проверяются государственной инспекцией труда (ГИТ). Организация контролирует соблюдение работодателями Трудового кодекса РФ и правил охраны труда. Проверяется наличие необходимых документов, их оформление, регулярность выдачи заработной платы работникам, а также условия, в которых сотрудники осуществляют свои трудовые обязанности.

ГИТ может проводить как плановые, так и внеплановые проверки:

1. Плановые. Осуществляются по проверочным листам. Они включают в себя перечень вопросов, ответы на которые позволят оценить соблюдение действующего законодательства. Должностное лицо предупредит о посещении организации за 3-5 дней заказным или электронным письмом, заверенным цифровой подписью. В уведомительном обращении инспекторы укажут, какие документы необходимо подготовить. Как правило, ГИТ проверяет:
   - Порядок заключения и расторжения трудового договора.
   - Соблюдение прав работника на отпуск.
   - Регулярность выдачи заработной платы.
   - Режим работы.
   - Наличие службы ОТ, ее задачи и выполнение обязанностей.
2. Внеплановые. Такие проверки проводятся по определенной теме. То есть должностные лица могут потребовать лишь некоторые документы, которые касаются заданной темы. О ее проведении инспекторы могут не сообщать вообще или же оповестить за несколько суток. Такая проверка проводится:
   - По заявлению трудящегося организации.
   - Повторно. ГИТ назначает ее в случае, если в ходе плановой проверки были выданы рекомендации по устранению нарушений, но руководитель не принял их во внимание.

С 01.07.2021 года сроки плановой проверки не должны превышать 10 рабочих дней. Для каждой отдельной организации устанавливаются свои сроки. Компания со всеми обособленными подразделениями проверяется максимум 60 рабочих дней.

Для малых и средних предприятий действуют специальные правила проверки. Небольшую организацию проверяют не более 50 часов в год, а субъект малого предпринимательства – не более 15 часов.
 

Ответственность

За отсутствие необходимой документации предусмотрена административная ответственность по статье 5.27.1 КоАП РФ. Она была введена федеральным законом №421 от 28.12. 2013 года.

Плановая проверка происходит по специальным листам, внеплановая – по определенной теме. Если в ходе любой из этих проверок инспекторы выявят отсутствие на предприятии необходимых документов или несоблюдение правил и закона, работодатель получит предупреждение или будет оштрафован. Размер штрафного взыскания зависит от тяжести правонарушения и может достигать нескольких десятков тысяч рублей.

Обратите внимание! Штрафные санкции распространяются не только на юридических лиц и ИП. В соответствии с законом также могут быть оштрафованы и отдельные сотрудники, в должностные обязанности которых входит разработка, утверждение и хранение соответствующей документации.

Кодексом об административной ответственности за неправильное оформление документов или их отсутствие предусмотрены следующие наказания:

1.  Для должностных лиц – предупреждение или штрафное взыскание от 2 000 до 5 000 рублей.
2. Для ИП – штрафное взыскание от 2 000 до 5 000 рублей.
3. Для юридических лиц – штрафное взыскание от 50 000 до 80 000 рублей.

Справка. В случае, если правонарушение было совершено повторно, наказание увеличивается. Деятельность предприятия может быть приостановлена на срок до трех месяцев, начальнику будет выписан более крупный, по сравнению с первоначальным, штраф.

 

Необходимые документы

Действующим законодательством не определен какой-то четкий перечень документации по охране труда. Однако практическим опытом был установлен основной комплект документов по ОТ, он един для всех предприятий. В зависимости от специфики и характера деятельности, одни направления будут проработаны более подробно, другие – менее.
 

Типы

Система управления ОТ – это единство, комплекс взаимосвязанных и взаимодействующих между собой элементов. Он включает в себя:

1. Управленческие подразделения и отдельные должности, которые находятся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их функционирование и развитие как единого целого. Структура управления предприятия также охватывает обязанности и ответственности в области ОТ на всех ступенях управления.
2. Комплекс мероприятий, способствующих бесперебойному функционированию СУОТ.
3. Информацию, зафиксированную на бумажных и электронных носителях: локальные нормативные акты, организационно-распорядительные материалы и т.д.
    

Регламентирующие

Регламентирующие документы по ОТ – это официальные внутренние документы организации, регулирующие ее деятельность во всех областях. Используются на постоянной основе.

К ним относятся:

1. Положения о СУОТ.
2. Конституция РФ.
3. Трудовой кодекс РФ
4. Постановление Правительства РФ от 16.09.2020 года №1479 «Об утверждении правил противопожарного режима в Российской Федерации» и другие.
    

Организационно-распорядительные

Следующий тип документации, которая должна быть на предприятия – организационно-распорядительная. Информация, прописанная в ней, регулирует деятельность организации, позволяет начальнику общественных организаций обеспечивать реализацию поставленных задач.

К такой документации относят:

1. Внутренние нормативные акты, разработка которых обязательна для каждого работодателя, будь то ИП или юридическое лицо.
2. Приказы, распоряжения, указания и другие.
    

Контрольно-учетные

Третий тип документации, которая является неотъемлемой часть СУОТ – контрольно-учетная.

К ней относят:

1. Для медицинских осмотров – журнал учета выдачи направлений. Здесь ведется учет направлений, выданных работнику. Журнал разрабатывает главное руководящее лицо на предприятии.
2. Журналы по технике безопасности.
3. Журналы, в которых фиксируется факт проведения инструктажей по пожарной безопасности и другие.
    

Формы

Документы по ОТ могут быть обличены в следующие формы:

• Приказы;
• Инструкции;
• Положения;
• Программы;
• Протоколы;
• Журналы;
• Правила, НТД;
• Перечни;
• Карточки учета.

Какие же нормативные акты и журналы по охране труда должны быть в организации в 2022 году?
 

Актуальный перечень

Главная задача организаций и предприятий, которые проводят мероприятия по ОТ, подтвердить их реализацию на практике документально. Однако при этом определенный перечень бумаг и актов, которые при проверке запросит ГИТ, законом не установлен.

Комплект документов зависит от количества трудящихся на предприятии, условий труда (их опасность, тяжесть и вред), в конце концов от специфики деятельности.

В ходе плановой или выездной проверки ГИТ использует чек-листы, утвержденные ранее Приказом Роструда №20 от 01.02.2022 года. Речь идет о списках контрольных вопросов, которые распространяются на все организации. С их помощью инспектор проверит соблюдение действующего законодательства.

Базовые чек-листы:

1. По кадровым вопросам – https://www.kdelo.ru/files/2020/Katya/Chek-listy_GIT_Trudovye_otnosheniya.pdf
2. По ОТ – https://www.kdelo.ru/files/2020/Katya/Chek-listy_GIT_Okhrana_truda.pdf

Вся документация должна соответствовать следующим требованиям:

1. Не нарушает права работников, не противоречит действующему законодательству.
2. Включает в себя информацию строго по теме.
3. Актуальна.
4. Согласована с представительным органом (если таковой имеется).
5. Утверждена руководителем предприятия.
6. Предоставлена сотрудникам для ознакомления. Данный факт фиксируется подписями работников в листе ознакомления.
7. Хранится в соответствии с установленными сроками.

Таким образом, чтобы в ходе проверки все необходимые документы были предоставлены инспекторам, а лишних не оказалось, опирайтесь на чек-листы Роструда.
 

Организация обучения по охране труда

Организация обучения по ОТ – одна из обязанностей работодателя.

Обучение включает в себя:

1. Получение навыков безопасного выполнения трудовых обязанностей.
2. Оказание первой медпомощи.
3. Проведение обучающего курса по ОТ.
4. Стажировку.

Основные бумаги:

1. Программа вводного инструктажа по ОТ для работников.
2. Программа проведения первичного инструктажа по охране труда на рабочем месте.
    

Стажировка на рабочем месте

Данный вид мероприятий направлен на получение сотрудниками практических навыков, которые затем они смогут использовать для безопасного выполнения должностных обязанностей.

Определенной формы положения о стажировке нет, поэтому она разрабатывается каждым работодателем самостоятельно. Опираться можно на:

1. Положение «О порядке проведения стажировки на рабочем месте».
2. Программы стажировок по профессиям и должностям.
    

Система управления охраной труда

Система управления охраной труда – это единство, комплекс взаимосвязанных и взаимодействующих между собой элементов. Они регламентируют политику и задачи в области ОТ, а также мероприятия по достижению поставленных целей у каждого отдельного работодателя.

Образцы главных бумажных материалов:

1. Приказ Минтруда от 29.10.2021 года №776н «Об утверждении Примерного положения о системе управления охраной труда».
2. Приказ об утверждении Положения о СУОТ.
    

Организация медицинских осмотров

Медицинский осмотр представляет собой комплекс процедур, позволяющих определить состояние работника, выявить заболевания и факторы риска их развития.

Виды медицинского освидетельствования:

1. Профилактический осмотр. Проводится в целях своевременного обнаружения факторов риска развития тех или иных заболеваний, позволяет выяснить, принимает ли осматриваемое лицо наркотические и психотропные вещества без должных назначений. По результатам общих процедур врач может выдать рекомендации по улучшению состояния или поддержанию текущего.
2. Первичный медосмотр. Осуществляется при поступлении на работу в целях определения соответствия состояния здоровья работника поручаемых ему обязанностей.
3. Периодический. Проводится на регулярной основе, чтобы отслеживать динамику изменения состояния здоровья работника и выявлять заболевания на ранних стадиях.
4. Предсменный (предрейсовый). Проводится перед началом рабочего дня. Задача медика – выявить наличие в крови запрещенных веществ. Он также определяет общее состояние работника: в состоянии ли он выполнять свои обязанности без нанесения вреда своему здоровью и состоянию окружающих.
5. Послесменные (послерейсовые). Проводятся в конце рабочего дня. Врач слушает жалобы, при необходимости назначает рекомендации, а также проверяет общее состояния сотрудника: имеются ли признаки алкогольного, наркотического, токсического опьянения или каких-либо заболеваний.

Основные документы, регламентирующие данную отрасль ОТ:

1. Перечень сотрудников, которые обязаны проходить первичный и периодический медосмотр.
2. Поименный список трудящихся, подлежащих прохождению первичного и периодического медицинского освидетельствования.
3. Книга регистрации выданных направлений на прохождение первичного и периодического медицинского осмотра.
    

Организация прохождения психиатрического освидетельствования

Посещение и осмотр психиатра – важная процедура, прохождение которой необходимо обеспечить сотруднику при поступлении на определенную должность. Она позволяет определить готовность лица к выполнению особо опасных работ с точки зрения его психического здоровья.

Образцы основных бумажных материалов:

1. Перечень сотрудников, которые обязаны проходить первичного и периодический медосмотр.
2. Поименный список трудящихся, подлежащих прохождению первичного и периодического медицинского освидетельствования.
3. Книга регистрации выданных направлений на прохождение первичного и периодического медицинского осмотра.
    

Организация выдачи средств индивидуальной защиты и смывающих и (или) обезвреживающих средств работникам

Работодатель, в соответствии со статьей 212 ТК РФ, обязан своевременно и в надлежащем объеме обеспечивать своих подопечных средствами индивидуальной защиты, смывающими и обеззараживающими средствами.

В качестве факта, подтверждающего раздачу соответствующих средств, работодатель должен иметь следующие материалы в бумажном виде:

1. Личные карточки учета выдачи СИЗ.
2. Личные карточки учета выдачи СиОС.
3. Журнал учета выдачи моющих средств.
    

Организация взаимодействия с подрядными организациями

Нередко обстоятельства складываются так, что предприятие должно выполнить работы, которые не входят в его круг обязанностей. Например, ремонт помещений. В таких случаях руководитель нанимает подрядчиков по договорам гражданско-правового характера.

Основная документация:

1. Приказ об утверждении Положения.
2. Положение о допуске подрядных организаций для проведения работ на объекте и территории.
    

Учет несчастных случаев

Все несчастные случаи на производстве (гибель сотрудника, получение травм на производстве) необходимо фиксировать в соответствующих документа:

1. Книга, в которой отмечаются несчастные случаи, произошедшие на производстве.
2. Журнал учета микротравм работников.

Регистрацию производит начальник организации.
 

Пожарная безопасность

Пожарная безопасность – это состояние строения, в котором происходит трудовая деятельность, при котором исключается возможность возгорания. Также имеются средства индивидуальной защиты, которые помогут уберечь людей от пагубного воздействия дыма и гари.

Образцы главных документов:

1. Приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность.
2. Приказ о порядке проведения обучения ПТМ.
3. Книга для записей, касающихся вопросов пожарной безопасности.
4. Журнал эксплуатации систем противопожарной защиты.
    

Электробезопасность

Электробезопасность – это комплекс организационных мероприятий и технических средств, обеспечивающих защиту людей от вредного и опасного воздействия электрического тока, дуги.

На предприятии также должен быть соответствующий пакет бумаг:

1. Журнал для оформления записей оперативно-диспетчерского характера.
2. Журнал неполадок и дефектов электрического оборудования, ведомость дефектов.
3. Инструкция по учету, расследованию технологических нарушений в работе устройств.
    

Гражданская оборона

Комплекс мероприятий по подготовке к защите, а также по защите населения, материальных и культурных ценностей от опасностей, возникающих при военных вооруженных конфликтах.

Необходимая документация:

1. Приказ о назначении ответственного за проведение мероприятий по гражданской обороне.
2. Программа проведения вводного инструктажа по ГО.
3. Журнал, в котором фиксируется проведение инструкций по действиям в чрезвычайных ситуациях.
    

Итак, в данной статье мы выяснили, что разработка документов по охране труда, а также их утверждение – задача работодателя.

Официально список актов и бумаг, которые должны быть на предприятии, не утвержден, однако практический опыт позволил определить необходимую документацию.